Secrétaire de Direction (H/F)

Le Pôle d'Enseignements Sainte-Colette, Saint-Joseph, Saint-Paul recherche un(e) Secrétaire de Direction pour rejoindre l'équipe du Collège Saint-Joseph.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Directeur Adjoint du Collège. Vous contribuerez à la mise en oeuvre du projet éducatif et à la dynamique collective du Pôle d'Enseignements. Vous entretiendrez de nombreuses relations avec les familles, les élèves, les enseignants, l'équipe Vie Scolaire, le Rectorat, etc. Vos missions seront les suivantes : 1) Secrétariat de Direction

• Gérer un agenda en tenant compte des priorités, de l'importance et des urgences.

• Transmettre ou rappeler des informations en fonction de leur importance, des échéances, des urgences à ses Responsables hiérarchiques.

• Rédiger un document en respectant les règles d'orthographe, de grammaire, de syntaxe et la charte graphique.

• Organiser et planifier des réunions de Secrétaires de Direction pour harmoniser les pratiques en respectant le calendrier scolaire. 2) Secrétariat pédagogique, relations avec les familles et les élèves

• Assurer la gestion administrative des élèves en respectant les procédures du Rectorat.

• Etablir, suivre, mettre à jour des dossiers administratifs selon les procédures internes en interface avec le Chef d'Etablissement/Directeur Adjoint, la Vie Scolaire et les enseignants.

• Etre un interlocuteur privilégié des familles.

• Communiquer avec les élèves en s'adaptant à son interlocuteur.

• Le cas échéant, transmettre des informations à l'infirmière sur les situations spécifiques des élèves. 3) Missions en relation avec le Rectorat

• Assurer la gestion administrative des enseignants en respectant les procédures du Rectorat.

• Traiter les messages réceptionnés sur la messagerie électronique de l'académie en choisissant d'y répondre ou de les rediriger vers le bon destinataire.

• Contribuer aux tâches administratives liées aux examens en respectant les délais impartis.

• Gérer les tâches administratives liées à l'orientation des élèves. 4) Missions de prise en charge de l'accueil téléphonique et physique

• Accueillir, renseigner et orienter une personne physiquement ou par téléphone en identifiant ses besoins et en adoptant les gestes et un vocabulaire adaptés. 5) Missions en relation avec les entreprises

• Créer, développer et entretenir des liens avec les entreprises et les sensibiliser au projet d'établissement et aux projets des élèves (stages). 6) Missions de communication

• Contribuer à l'interaction entre les acteurs de la vie de l'établissement en identifiant son rôle, en faisant preuve de distanciation et de discrétion professionnelles et en utilisant les moyens de communication adaptés.

• Le cas échéant concevoir des supports de communication interne ou externe, imprimés ou numériques, à partir d'une description de l'attendu. 7) Missions de gestion du temps (organisation de son travail) / Suivi administratif

• Informer oralement et/ou par écrit du suivi ou de la réalisation d'une tâche confiée.

• Organiser son activité en l'ajustant en permanence aux situations rencontrées (accueil simultané téléphonique et physique, tâches prioritaires...). Outils utilisés : Office 365 ; logiciel Charlemagne ; Ecole Directe ; plateformes externes multiples. Une formation à l'utilisation du logiciel Charlemagne pourra être prévue dès la prise de poste. Vous justifiez d'une expérience confirmée d'une durée minimum de 3 ans en secrétariat de Direction. Une expérience dans un établissement scolaire constituerait un réel atout. Modalités du poste :

• CDI à temps plein (4,5 jours travaillés par semaine),

• Poste basé à Besançon au sein du Collège Saint-Joseph,

• Restauration sur place à tarifs avantageux,

• Complémentaire santé de groupe,

• Rémunération basée sur la Convention Collective et ajustée en fonction du profil et de l'expérience.