Gestionnaire administrative et financière de la formation continue - EAFC Nancy

MISSION 1

Gestion administrative des formations des personnels enseignants :

• créer les sessions de formation

• convoquer les stagiaires et les formateurs dans les délais requis

• préparer les documents nécessaires (feuille d'émargement, fiche de rétribution...) et gérer leur retour dans des délais acceptables

• gérer les absences et présences

• secrétariat (lettres de relance, accueil téléphonique) MISSION 2

Gestion financière des stages des personnels du second degré :

• saisie du budget dans GAIA

• saisie des vacations pour les intervenants

• remboursement des frais de déplacements des stagiaires et formateurs, dans les meilleurs délais

• mettre à jour le suivi gestionnaire MISSION 3

Participation aux réunions de traitement de l'offre à toutes les étapes. Travail en étroite collaboration avec les CIF de chaque thématique :

• mise à jour des dispositifs dans l'application GAIA si changement

• gestion des présents

• Actualisation des dispositifs en fin d'année Conditions particulières d'exercice : TECHNICITÉ

• Maîtriser les applications de gestion administrative et financière : GAIA, SOFIA-FMO, EPP, les logiciels de secrétariat et le courrier électronique RISQUES DU POSTE

• Utilisation de plusieurs imputations budgétaires : vigilance accrue (BOP 140-141 et 214)

• Relation directe avec les usagers, accueil bienveillant et capacité d'écoute indispensables DIFFICULTÉS ET CONTRAINTES DU POSTE

• Vérifier suffisamment tôt les informations recueillies pour convoquer les stagiaires dans les délais, savoir anticiper

• Être capable de réactivité en période de forte charge

• S'assurer du retour des ordres de mission, des listes d'émargement et états de frais pour effectuer le remboursement

• Dysfonctionnements informatiques ou réseaux lors des formations à distance Profil recherché : Les savoirs :

• connaissance du système éducatif notamment l'organisation des services académiques et des EPLE

• connaissance du Programme Académique de Formation - connaissance de la réglementation dans le domaine concerné Les « savoir-faire »

• maîtriser le logiciel de gestion : GAIA

• savoir planifier son travail

• maîtriser les techniques de secrétariat

• maîtriser les modalités techniques liées à la formation à distance (VIA, M@gistère) Les comportements professionnels :

• sens de la communication et du relationnel

• esprit d'équipe

• rigueur et méthode