Assistant de direction - F/H

RESPONSABILITÉS : Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny

Composante / Service : UFR SMBH / Direction

Fonction d'encadrement : non

Secrétariat standard

✓ Assurer l'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externes

✓ Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier

✓ Assurer la gestion des messages téléphoniques et électroniques

✓ Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes dédiées à la gestion administrative

✓ Saisir et mettre en forme des documents divers

Secrétariat de direction

✓ Gérer l'agenda de la Directrice et contrôler les échéances

✓ Préparer et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements de la Directrice

✓ Assurer l'interface entre les différents services et départements de la composante, la Directrice et l'Université

✓ Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs

✓ Être référent I-parapheur pour les conventions

✓ Élaborer et suivre le calendrier annuel de l'UFR

✓ Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le fonctionnement de la composante

✓ Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

✓ Recueillir, traiter, diffuser et faciliter les informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la composante

✓ Assister les personnels et les usagers

✓ Assurer le soutien logistique de l'activité de la Direction

✓ Gérer la programmation du contrôle d'accès via l'application MATRIX

✓ Gérer les commandes de la Direction

Organisation d'événements pour la direction de l'UFR

✓ Identifier les besoins, réserver les salles

✓ Demander les prestations auprès des fournisseurs (traiteurs et professionnels) et en assurer le suivi

✓ Coordonner l'ensemble des opérations avec les différents services (appariteurs, techniciens, sécurité et sûreté)

Organisation des réunions institutionnelles

✓ Préparation des réunions institutionnelles (conseil de gestion et bureau, commission des Moyens, commission Pédagogiques médecine et filières ; ainsi que le comité de site) : envoi des convocations, diffusion de l'ordre du jour, élaboration et gestion des feuilles de présence, traitement des procurations, reproduction et distribution des documents de travail,

✓ Assurer la logistique de la salle (notamment mise en place des moyens de communication par visioconférence)

✓ Rédiger les relevés de décisions ; les comptes-rendus et en assurer la diffusion

Soutien à la gestion RH Suivi des affaires juridiques et électorales PROFIL RECHERCHÉ : Compétences

Connaissances / Savoir

Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur

Organisation et fonctionnement de l'établissement.

Offre de formation de la composante

Techniques de gestion administrative et d'élaboration de document

Techniques d'accueil téléphonique, électronique et physique

Techniques de communication

Savoir faire

Accueillir et prendre les messages

Rédiger, enregistrer et classer des rapports et documents

Utiliser les outils multimédias et bureautiques

Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir inscrire son activité dans un calendrier complexe

Capacité d'anticipation et de planification de son activité

Respecter les délais

Capacité à gérer les urgences et à définir les priorités

Communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoir être

Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs

Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe

Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique

Être disponible lors des pics d'activités et être réactif

Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition

Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail

Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées