Secrétaire d'accueil (H/F)

Sous l'autorité de l'assistant de direction (h/f), le titulaire du poste (h/f) aura pour principales missions :

1/ Assurer la gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées conformément aux procédures internes en la matière :

• Traiter les demandes d'inscription (Réception de l'appel de la famille / création de la fiche sur le logiciel dédié

• Créer le dossier de la personne accompagnée sur le logiciel et sous format papier

• Récolter les informations administratives liées à la personne accompagnée et sa famille (adresse numéro de téléphone, école .)

• Assurer la mise à jour régulière des données dans les dossiers

• Assurer la gestion des prises en charge avec la CPAM

• Assurer l'archivage conformément aux procédures en la matière.

• Elaborer les conventions de stages pour les jeunes accueillis dans des établissements professionnels en appui du chargé des éducateurs spécialisés

• Elaborer les conventions avec les professionnels en libéral

2/ Gérer les transports des personnes accompagnées

• Créer, tenir à jour et ajuster les tournées en lien avec les chauffeurs internes et les transporteurs extérieurs (ambulances)

• Planifier les rendez-vous thérapeutiques avec les professionnels en libéral

3/ Assurer la gestion de l'accueil téléphonique et physique

• Assurer la tenue du standard

• Assurer l'accueil physique

• Gérer le courrier et les mails de la boîte mail générale

• Avertir les différents professionnels de l'arrivée des visiteurs

• Assurer la bonne tenue de l'accueil

4/ Assurer la gestion de la communication et de l'information auprès des interlocuteurs internes et extérieurs

• Assurer le rôle de relais en orientant les informations et les demandes vers les professionnels concernés et/ou les familles

• Traiter l'information

• Gérer le planning de réservation des salles de réunion

• Gérer la réservation des véhicules de l'établissement

5/ Être le garant du respect des procédures administratives internes et proposer des améliorations/évolutions en la matière

• Assurer la remontée des indicateurs vers l'équipe de direction

• Participer à la réflexion sur l'amélioration des procédures internes

6/ Assurer les commandes de fournitures administratives

• Gérer les stocks de fournitures administratives

• Recenser les besoins auprès des professionnels

• Effectuer les commandes auprès du fournisseur

7/ Appuyer les membres de l'équipe des services généraux

• Être en appui à l'équipe des services généraux pour le suivi et la planification d'intervention en interne ou avec des prestataires extérieurs

• Relayer les éventuels besoins recensés