Gestionnaire d'école doctorale (H/F)

RESPONSABILITÉS : Mission principale : Gestion administrative des thèses et des Habilitations à Diriger des Recherches (HDR). Activités principales :

Le/la gestionnaire administratif(ve) des thèses et des HDR a en charge les inscriptions et les soutenances des doctorants inscrits à Paris 1 Panthéon-Sorbonne (40 à 50 soutenances par an) et les inscriptions et soutenances d'HDR (10 soutenances par an). 1. Accueil, information, orientation :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des candidats / doctorants français et étrangers et les renseigner sur les formalités administratives à accomplir selon leur situation

• Réceptionner et traiter le courrier du secrétariat des thèses

2. Réalisation des inscriptions en doctorat :

• Suivre les dossiers d'inscription

• Suivre et contrôler la qualité des informations saisies par les doctorants via leur compte ADUM

3. Organisation administrative des soutenances de thèse :

• Vérifier la conformité des dossiers de soutenance, des jurys, des manuscrits de thèse et des pré-rapports de soutenance

• Organiser la soutenance

• Enregistrer les soutenances dans le logiciel APOGEE

• Editer les attestations de réussite et délivrer les diplômes de doctorat, en lien avec le service des diplômes

• Classer et archiver les dossiers de soutenances

4. Inscription en HDR et organisation administrative des soutenances HDR :

• Participer à la planification des procédures de candidature, d'inscription administrative et de soutenance pour les habilitations à diriger des recherches

• Suivre les candidatures en HDR via eCandidat

• Constituer et transmettre les dossiers de candidature pour examen à la Commission Recherche, dans le respect de la procédure en vigueur

• Informer les candidats des résultats d'admission

• Suivre et s'assurer du bon déroulement des inscriptions administratives en HDR

• Enregistrer les dossiers des inscrits dans le logiciel APOGEE

• Editer les attestations de réussite et délivrer les diplômes de doctorat, en lien avec le service des diplômes

• Classer et archiver les dossiers de soutenances

Activités associées :

• Participer à la réunion de rentrée et aux activités de l'ED

• Participer à la mise à jour des bases de données pour le suivi des doctorants et des soutenances

• Participer aux enquêtes statistiques

• Participer au suivi de l'insertion professionnelle des docteurs

• Participer à la mise en place et au suivi des appels à candidatures pour les prix de thèses

• Contribuer aux actions de communication de l'école doctorale PROFIL RECHERCHÉ : Compétences requises ou souhaitées :

• Titulaire du baccalauréat

• Connaissance de l'enseignement supérieur et de l'université Savoir-faire

• Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie

• Capacité à rendre compte de son activité et à assurer la traçabilité des informations

• Capacité à communiquer de manière professionnelle à l'écrit et à l'oral

• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel)

• Utilisation des logiciels de scolarité Apogée et eCandidat

• Respect de la réglementation, des procédures et des délais

• Connaissance d'ADUM Des formations aux logiciels de gestion Apogée et eCandidat, ainsi qu'à ADUM sont possibles. Savoir-être

• Organisation, gestion des priorités et autonomie

• Rigueur, précision et fiabilité

• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe

• Sens de la pédagogie

• Capacité de discernement, d'analyse, d'adaptation et de solution de problème

• Sens du service public