Gestionnaire administratif (H/F)

L'agent sera chargé de la gestion et du suivi administratif des dossiers lié au service et plus particulièrement à la gestion des sinistres, des archives et du Règlement Européen (RGPD).

1- Accueil et gestion du secrétariat de la Direction des Services Techniques

• Accueil téléphonique et physique des publics, partenaires et prestataires extérieurs.

• Recueillir et orienter les demandes des usagers et/ou des partenaires.

• Gestion et suivi des mails et du courrier.

• Gestion du tableau des demandes faites par les habitants.

• Gestion des prêts de clés : remise et retour des clefs.

• Déclenchement des interventions techniques en lien avec sa hiérarchie * Gestion du dossier de la commission accessibilité.

2- Gestion et suivi des assurances et des sinistres de la ville et du CCAS * Instruction, gestion et suivi des dossiers sinistres en cours en lien avec les services concernés et les assureurs.

• Accueil des tiers concernés en cas de déclaration de sinistres.

• Suivre les dossiers en lien avec les assureurs assister aux expertises.

*Suivre la liquidation des indemnisations et assurer la transmission des pièces justificatives aux assureurs.

*Communiquer les informations utiles aux services concernés, assurer l'interface administrative.

• Assurer le secrétariat en matière d'assurances : rédaction de courriers, constitution de dossiers.

• Participer à la construction du budget

• Mise à jour des états du patrimoine et de la flotte automobile.

• Sécurisation des actes de la collectivité en lien avec la problématique " assurance " ou " responsabilité " (convention d'occupation, bail, organisation d'évènements, etc.).

• Classer et archiver les dossiers de sinistre.

• Ponctuellement participer au renouvellement des contrats : rédaction du dossier de consultation et analyse.

3- Gestion des archives

• Gérer en lien avec le prestataire chargé des archives le plan de classement, procédures, suivi des tableaux de gestion, contrôle du respect des procédures.

• Gérer les versements et les éliminations en lien avec les services.

• Gérer les espaces de stockage.

• Communiquer les archives auprès des services et des publics.

• Assurer la mise en place de solutions d'archivage électronique liées à la dématérialisation croissante des documents.

• Impulser une réflexion sur une Gestion Electronique des Données au sein de la collectivité.

4- RGPD

• Piloter et assurer la conformité en matière de protection des données personnelles.

• Mettre en œuvre la politique de protection des données à l'échelle de la collectivité (audit, gestion des données sensibles, élaboration et suivi des registres des données personnelles...).

• Informer, conseiller les services et les agents sur l'application du Règlement européen sur la protection des données (RGPD) et en contrôler le respect.

• Vérifier l'exécution des analyses d'impact relatives à la protection des données et être l'interlocuteur de la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) au sein de la collectivité avec laquelle il est chargé de coopérer.