Agent administratif / Agente administrative (H/F)

Le/La secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence. Il/Elle exerce sa mission dans le parfait respect des Chartes emeis, de l'intimité et de la dignité du résident, veille à son confort et à sa sécurité, observe la confidentialité des informations qu'il/elle détient à son égard, agit conformément aux procédures applicables. Gestion des appels téléphoniques

• Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes

• Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires

• Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation

• Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs

• Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents

• Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence

• Transmettre le standard en fin de poste Accueil physique

• Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques

• Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction

• Remettre le livret d'accueil au résident

• Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation

• Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL.

• S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction Gestion des dossiers administratifs des résidents

• Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents

• Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents

• Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants, . Assurer les encaissements et les remises bancaires

• Suivre les impayés et les contentieux

• Tenir le journal de caisse

• Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents

• Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents Activités administratives

• Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus

• Assurer la gestion de la « boutique »

• Assurer le suivi des commandes de repas du personnel

• Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks

• Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To Scan une fois par semaine

• Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs...) pour la résidence comme pour les résidents

• Classer les copies des courriers. Ranger les archives

• Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques

• Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs

• Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes

• Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité.)

• Réaliser divers travaux de secrétariat Gestion administrative du personnel

• Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs

• Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP informatisé)

• Effectuer les déclarations uniques d'embauche

• Tenir à jour le dossier du salarié

• Tenir à jour le « classeur visite et contrôle »

• Organiser et suivre les visites médicales des salariés

• Participer au suivi des absences dans les limites de ses compétences