Secrétaire d'accueil (H/F)

Le/La secrétaire d'accueil est le premier contact de la structure auprès des habitants, bénévoles et partenaires. Il/Elle assure un accueil inconditionnel, informe, oriente les publics et contribue activement à la qualité du lien avec les habitants.tes, les associations et les partenaires accueillis, à la communication du projet social et au bon fonctionnement administratif du centre.

Dans le cadre d'un remplacement, le poste est proposé en CDD à temps partiel, à raison de 14 heures hebdomadaires réparties sur 2 jours. Une secrétaire est déjà présente les mardis et jeudis ; le poste vient en complément sur deux journées à définir parmi les lundis, jeudis ou vendredis. Assure la gestion administrative et les missions de secrétariat au quotidien

• Assure le secrétariat courant du centre : o gestion du courrier (réception, tri, diffusion, envoi)

o gestion des courriels et transmission des informations en interne

o suivi des plannings et réservations de salles Réalise des travaux bureautiques : o rédaction et mise en forme de courriers, comptes rendus, documents divers,

o classement, archivage et rangement

• Gère les fournitures de bureau et produits consommables, en lien avec l'équipe

• Assure la prise de notes et la rédaction des comptes rendus des réunions

• Apporte un soutien administratif à la direction 2) Gère les inscriptions, tient à jour les fichiers et assure le suivi des outils administratifs.

• Paramètre et utilise le logiciel i-Noé (Aiga) : o gestion des adhésions

o inscriptions aux activités (enfants, adultes, familles, seniors, vie du quartier.)

o suivi des réservations et de la fréquentation

• Gère les fichiers adhérents : saisie, mise à jour et suivi

• Contrôle les présences et les paiements

• Assure les encaissements des adhésions et des activités (espèces, chèques).

• Gère la caisse et prépare les bordereaux d'encaissement

• Assure le suivi administratif des règlements des adhérents Participe aux actions d'information, de communication et à la dynamique de la vie associative.

• Contribue à la diffusion de l'information interne et externe.

• Participe à l'élaboration des supports de communication (affichage, plaquettes, site internet, réseaux.)

• Assure la gestion de l'affichage dans les locaux

• Gère le courrier et les documents destinés aux associations hébergées Participe à la vie et à l'animation du centre

• Participe aux réunions de travail internes (réunion d'équipe, animation,) et externe (réunion du réseau 49)

• Contribue au Projet Social du centre et à son évaluation

• Prépare et participe aux animations et événements du centre