Responsable administratif.ve et financier.ère (H/F)

Le service Maintenance Patrimoine de la direction Patrimoine Durable du GrandAngouleme participe à la conception des projets bâtiments en rénovation ou réhabilitation du patrimoine, il contribue à la maintenance, à la mise en service, et à l'amélioration courante des équipements des bâtiments au service des agents et des usagers. Il se compose d'un responsable, de 7 techniciens et de 2 assistantes. Sous l'autorité du responsable du service, votre rôle consistera à coordonner les deux assistantes dans leurs missions quotidiennes, d'assister les techniciens référents. Vous serez leur relai avec le responsable dans la mise en œuvre des actions afférentes à la vie du service sur les aspects administratifs, et la gestion financière et RH. Missions principales Gérer l'organisation administrative et financière du service Maintenance Patrimoine

• Assurer une partie de l'accueil physique et téléphonique du service

• Assister le responsable du service et les techniciens dans la gestion des agendas

• Assister les techniciens référents dans le suivi des dossiers

• Gérer et suivre l'administratif lié aux marchés publics avec les techniciens

• Assister les techniciens référents dans le suivi de l'exécution budgétaire

• Créer les bons de commande et assurer le traitement des factures

• Réaliser le suivi des opérations financières

• Assurer la gestion et le suivi administratif

• Effectuer les virements de crédits du service

• Participer à l'élaboration et au suivi du budget

• Suivre les projets et activités du service

• Réaliser des demandes d'intervention (via le logiciel métier ATAL) Assister le suivi des contrats et marchés en appui des techniciens référents

• Assurer le lien administratif entre les différents services communautaires

• Realiser le suivi administratif des contrats de maintenance et vérifications périodiques Gérer l'organisation administrative et financière du service

• Encadrer et organiser la charge de travail des assistantes administratives du service

• Planifier les tâches quotidiennes et prioriser les actions

• Répartir le flux de factures entre assistantes afin de garantir le respect des délais de traitement

• Faire le lien administratif entre le service maintenance patrimoine et l'unité de gestion financière

• Assurer le suivi de la validation des factures sur le logiciel métiers CIRIL NET FINANCES Participer à la gestion des ressources humaines des services

• Suivre les demandes de congés, les arrêts maladie des agents du service

• Renseigner les agents sur les questions RH, en lien avec la référente RH du service et leur gestionnaire de carrière/paie.

• Assurer les entretiens professionnels annuels des assistantes Profil requis :

• De formation Bac à Bac +2 dans le domaine administratif et comptable avec expérience des collectivités locales

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

• Maitriser les spécificités de la comptabilité publique : budget, suivi des dépenses et recettes, autorisation de programme, élaboration des bons de commandes et facturation, suivi d'exécution budgétaire.

• Etre force de propositions et savoir prendre des initiatives en cohérence avec les missions confiées

• Maîtriser les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire

• Reconnu(e) pour ses qualités rédactionnelles, sa rigueur, son organisation et sa méthode

• Savoir anticiper et gérer les urgences

• Maîtriser les outils informatiques courants type « office » et maitrise avancée des tableurs ainsi que les logiciels métiers (Actes-Offices, Ciril finances, ATAL.)

• Détenir le permis B