Office manager (H/F)

Manpower CABINET EXPERTS CORPORATE LILLE recherche pour son client, un acteur du secteur des transports, un Office manager (H/F).

Tâches principales

• Assurer le secrétariat général.

• Suivre certains approvisionnements.

• Préparer et suivre l'ensemble des documents relatifs aux entrées et sorties du personnel.

• Enregistrer et mettre à jour les données du personnel dans le logiciel de paie.

• Gérer l'enregistrement et le suivi des arrêts maladie et accidents du travail.

• Suivre les effectifs et l'absentéisme.

• Assurer le suivi des dossiers liés à la Médecine du Travail.

• Préparer les réunions avec les instances représentatives du personnel.

• Rédiger les documents destinés au CSE et au CSE-SSCT.

• Rédiger et mettre à jour la Base de Données Économiques et Sociales (BDES).

• Constituer et suivre les dossiers de formation.

• Recenser les besoins et élaborer le Plan de Développement des Compétences.

• Participer à la rédaction et au dépôt des accords d'entreprise.

• Assurer la gestion des dossiers de médailles du travail.

• Contrôler certains remboursements (habillement, prime transport, ... )

• Gérer la mutuelle.

• Effectuer les déclarations d'accidents du travail.

• Réceptionner, enregistrer et comptabiliser les factures d'achats.

• Réaliser le rapprochement entre factures d'achats et commandes.

• Contrôler et valider les factures d'achats, ainsi que gérer les litiges éventuels.

• Recenser et suivre les entretiens individuels.

• Assurer la gestion documentaire : recensement, vérification, diffusion, enregistrement. Tâches secondaires

• Gérer le planning de réservation des salles.

• Assurer le remplacement de certains membres du service durant leurs congés.

• Suivre l'affichage obligatoire.

• Gérer les dossiers disciplinaires.

• Organiser des événements internes.

• Réaliser toute autre mission confiée par la hiérarchie. Le profil Compétences requises Pré-requis :

• Expérience confirmée sur un poste d'Assistant(e) de Direction. Savoir-être :

• Rigueur.

• Discrétion.

• Autonomie.

• Sens de l'organisation.

• Souci du travail bien fait. Savoirs :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques. Savoir-faire :

• Application rigoureuse des procédures du service.

• Capacité à gérer les priorités.