Chargé / Chargée d'accueil et d'information (H/F)

• Accueil physique et téléphonique et radio VHF des usagers des ports

• Accueillir les usagers et les visiteurs avec amabilité

• Prendre les messages

• S'exprimer clairement et reformuler les demandes

• Favoriser l'expression de la demande

• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.

• Consulter les messages téléphoniques quotidiennement ainsi que les mails et les traiter

• Appliquer les règles de communication

• Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous

• Gérer les situations de stress et réguler les tensions

• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence

• Conserver neutralité et objectivité face aux situations

• Adapter son intervention aux différents publics

• Enregistrer les arrivées et départs des navires

• Traiter les demandes de réservation ainsi que les réclamations de premier niveau

• Travailler en coordination avec les agents portuaires et leur apporter si nécessaire une assistance pour le pointage des navires

• Signaler aux services concernés toute anomalie et/ou intervention à prévoir

• Rendre compte à son responsable de ses activités 2

• Renseignement et orientation des usagers des ports

• Informer les usagers sur les services, les redevances ainsi que le règlement du port -Apporter une assistance aux agents portuaires (pointage, relevé des index, .....)

• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence

• Présenter des documents d'information et de communication

• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement du service

• Indiquer les branchements liés au contrat (fluides eau et électricité)

3

• Gestion et affichage d'informations

• Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage au sein de la capitainerie et sur l'ensemble des panneaux d'affichage des ports

• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser les informations

• Veiller à la bonne tenue du hall d'accueil (rangement, nettoyage, tri.)

• Participer et aider aux actions d'animation du port.

4

• Traitement des dossiers et saisie de documents

• Gérer et actualiser une base d'informations

• Vérifier la validité des informations traitées

• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion

• Rédiger et traiter tout type de documents administratifs (courriers, conventions, etc .)

• Assurer la gestion, le traitement et le suivi des contrats d'appontement

• Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers

• Photocopier, numériser et assembler des documents

• Alimenter tout type de tableaux de bord de suivi (fréquentation, emplacements, contrats, etc.)