ASSISTANT FACILITIES H/F

Relyens recrute un ASSISTANT FACILITIES H/F dans le cadre d'un CDD de 7 mois, basé à Lyon. Mission principale : Au sein du service Facilities, vous garantissez un soutien administratif, budgétaire et réglementaire. Vous travaillez en collaboration avec les équipes internes ainsi qu'avec les prestataires externes et contribuez à assurer la continuité et la sécurisation des activités du service. Activités : Gestion des fournisseurs et des contrats

• Organiser les rendez-vous et coordonner les interventions des prestataires et fournisseurs

• Assurer le suivi administratif des contrats fournisseurs et anticiper les échéances de renouvellement ou de résiliation Suivi budgétaire

• Assurer le suivi de la facturation fournisseurs et contrôler les paiements

• Relancer les factures en attente ou présentant des anomalies

• Saisir et suivre les bons de commande (achats logistiques, prestations Facilities) Gestion administrative et documentaire

• Gérer le courrier entrant dans le respect des process

• Organiser et mettre à jour la documentation Facilities puis assurer son archivage

• Préparer les dossiers et supports requis pour les audits internes et externes

• Suivre les obligations réglementaires (extincteurs, défibrillateurs, filtres, contrôles périodiques ...)

• Mettre à jour les outils de suivi et anticiper les échéances afin de garantir la conformité.

Profil : Vous disposez d'une expérience d'au moins 4 ans minimum sur une fonction similaire dans un service Facilities. Vous faites preuve de rigueur, d'organisation, de planification et avez un sens aigu de l'anticipation. Vous disposez d'une bonne aisance relationnelle et avez l'esprit d'équipe. Relyens est un Groupe handi-accueillant et handi-bienveillant. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.