Assistant(e) de direction (H/F)

Apporter une aide permanente et collaborative au directeur en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Activités et tâches :

• Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur ;

• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ;

• Organiser les déplacements du directeur ;

• Établir une relation de confiance avec le directeur ;

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier ;

• Réaliser la saisie des documents de formes et contenus divers ;

• Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;

• Demande de devis ;

• Effectuer des commandes ;

• Assurer le suivi des contrats de partenaires ;

• Assurer le suivi de la réservation de la salle de réunion ;

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ;

• Suivre l'exécution budgétaire du service ;

• Renseigner des tableaux de bords de suivi des activités du service ;

• Renseigner les interlocuteurs et relayer vers l'interlocuteur compétent ;

• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;

• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur ;

• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;

• Prendre des notes lors des réunions, rédiger les compte rendus et les faire valider au directeur avant transmission ;

• Planification des conseils d'administration ;

• Réservation et préparation de la salle ;

• Convocations des membres du conseil d'administration ;

• Rédaction des ordres du jour et des comptes rendus ;

• Transmission au contrôle de légalité.