Assistant(e) de Direction Générale (H/F)

CDD de remplacement IDENTIFICATION DU POSTE

• CONDITIONS D'EXERCICE

Exigibles :

• Grade : Catégorie B, adjoint des cadres hospitaliers

• Forfait jour

• Poste rattaché à la Cheffe de l'établissement

• Travail en lien étroit avec l'équipe de Direction et la Présidente de CME

• Travail au sein d'une équipe de 4 agents (Secrétaire DRH, DS et responsable communication)

MISSIONS DETAILLEES

1. Organisation et suivi des instances

• Coordination des agendas en vue de la planification annuelle des instances et ajustements nécessaires en cours d'année

• Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous

• Rédaction des comptes rendus et/ou procès-verbaux d'instances

• Préparation des instances (Directoire et Conseil de Surveillance)

• Mise en forme et envoi des convocations, ordres du jour et des documents dans les délais règlementaires Pv

2. Gestion administrative et organisationnelle

• Tenue de l'agenda de la cheffe d'établissement Réservation des salles et organisation des visioconférences Gestion logistique des réunions (équipements, installation, supports) Organisation des déplacements professionnels de l'équipe de Direction

• Planification des gardes de Direction et préparation des documents utiles à la garde

• Participation à la gestion administrative des conventions

• Etablissement et mis à jour des délégations de signature

• Coordination des secrétariats Direction Générale, Direction des Ressources Humaines et Direction des soins : organisation de la continuité de service, participation aux recrutements, gestion des congés

• Réception courrier

• Classement et archivage des documents

3. Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique

• Réception des appels, transmission des informations

• Interface et lien permanent entre les interlocuteurs internes et externes de la Directions Générale

EXIGENCES DU POSTE

• SAVOIRS

• Bonne connaissance du système de santé et de l'organisation d'un établissement public de santé

• Disponibilité en fonction des instances et réunions sur l'amplitude 8h - 18h

• Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels institutionnels

• Activité nécessitant discrétion et confidentialité

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, outils collaboratifs)

• Maîtrise de la gestion du temps et de l'organisation

• Capacités rédactionnelles avancées

CAPACITES REQUISES

• Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de son activité

• Sens du travail en équipe

• Esprit d'initiative, de positivité et force de proposition

• Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle

• Sens du dialogue, diplomatie et aisance relationnelle

• Sens de l'organisation et aptitude à gérer des tâches multiples et des priorités

AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE

• Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice générale d'Etablissement