Assistant(e)Administratif(ve)et Gestion (H/F)

Sous la responsabilité de l'Adjoint de direction et sous l'autorité directe de la directrice vous avez pour mission l'accueil physique et téléphonique ainsi que l'orientation des visiteurs vers les bons services. Vous assurerez également un support administratif à l'ensemble des acteurs de l'association en lien avec la gestion des dossiers des usagers.

• Accueil de toutes les personnes entrant dans l'établissement (visites des nouveaux salariés ou stagiaires en situation de handicap, entreprises.). Tenue du registre des entrées/sorties

• Gestion des appels téléphoniques entrants/sortants avec registre et transmission des messages

• Création et maintenance des dossiers « usager » dans le logiciel Océalia

• Suivi du dossier « usager » avec la MDPH (renouvellements, .) ; mise à jour du logiciel Via-Trajectoire

• Suivi des entrées/sorties de tous résidents et stagiaires, suivi de l'ensemble de chaque dossier (suivi des outils de la loi du code de l'action sociale loi 2002-2)

• Prises de rendez-vous médicaux en lien avec le coordinateur santé

• Assistance administrative aux familles et tutelles (dossiers APL, .)

• Enregistrement du courrier sortant

• Gestion de la caisse des dépenses des résidents et enregistrement des bons d'achats ; alerte la direction en cas de dérive.

• Relances sur les règlements de dossiers en attente et soldes négatifs de caisse (selon demandes de la comptabilité)

• Saisie des feuilles de présence (avec motifs d'absences) des résidents dans Alpha Compta pour la comptabilité (préfacturation mensuelle des résidents)

• Gestion des présences tableaux de suivi pour les repas et petits déjeuners

• Préparation des contrats de séjours et conventions de séjours temporaires

• Saisie des Projets d'Accompagnement Individualisé (PAI)

• Envoi des PAI aux familles et suivi des retours signés

• Production d'attestations et feuilles d'émargement

• Affichages obligatoires et affichages internes

• Gestion du cahier de présence et d'incidents (en lien avec les surveillants de nuit)

• Centralisation du planning des cadres de l'association (calendrier outlook ou agenda google) et du planning des astreintes

• Déclarations de sinistres matériels et bâtiments en responsabilité civile

• Archivage (armoire fermée)

• Tenue du bureau d'accueil (pas d'intrusion)

• Rédaction des comptes-rendus du CVS (conseil de la vie sociale)

• Production des éléments statistiques annuels pour le rapport d'activité

• Préparation des salles de réunion

Assure un support administratif à l'ensemble de la structure éducative et culturelle (distribution de documents, mise en forme de comptes rendus de réunion

-Qualité, process, outils de gestion Poste à pourvoir rapidement et évolutif