Assistant de gestion (H/F)

Ce poste polyvalent intervenant sur toutes les fonctions du groupe et ses filiales (administration générale, services supports, sécurité, achat, .) garantit la fiabilité des informations traitées, la conformité des procédures et la fluidité des activités internes. Administration générale

• Traiter le courrier entrant et sortant

• Gérer les fournitures administratives, les stocks et les consommables divers liés au bâtiment collecter les besoins, passer les commandes, négocier les prix, entretenir le lieu de stockage, tenir des tableaux récapitulatifs

• Rédiger et/ou mettre en forme des documents, comptes rendus et supports internes/externes

• Organiser des réunions et évènements internes

• Création de documents/supports visant à fluidifier la communication Accueil et services généraux

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires

• Assurer la transmission écrite aux destinataires de tous appels entrants (en précisant nom de la personne, société et n° de téléphone de rappel et objet)

• Mettre en place un document de suivi de l'activité

• Informer les visiteurs des consignes, compléter (ou faire compléter) tous documents en lien avec l'accueil du public

• Réceptionner et distribuer les colis selon les procédures en vigueur

• Maintenir un espace d'accueil professionnel et sécuriser tous documents de manière à maintenir la confidentialité des données traitées Achats

• Réaliser les bons de commandes et leurs suivis selon les procédures qualité en vigueur

• Passer les commandes de produits spécialisés sous le contrôle d'un « expert »

• Vérifier et saisir les bons de livraisons

• Assurer les relations fournisseurs : relance, modification de commande, suivi des avancements de commandes

• Actualiser les données dans les fichiers correspondants (fournisseurs, devis, .) Comptabilité Gestion

• Enregistrer des documents comptables

• Assurer des relances Sécurité

• Veiller au suivi des registres obligatoires (sécurité, incendie, équipements)

• Participer à la sensibilisation du personnel aux côtés des référents sécurité (consignes, affichages, formations)

• Assurer la gestion et le suivi des prestataires pour la maintenance du batiment (Ascenceur, portail, toiture, alarmes, ventilation, incendie, contrôle éléctrique) Qualité, ressources humaines et juridique

• Peut être amené.e à participer à l'archivage de documents, la mise à jour de dossiers/documents, la rédaction de procédure sur les périmètres de la qualité, les ressources humaines et le juridique

• Peut être amené.e à préparer des éléments administratifs et/ou règlementaires pour les audits, projets transverses ou instances