Assistant de gestion H/F

RESPONSABILITÉS : En tant qu'assistant·e de gestion, vous aurez un rôle clé dans l'organisation et l'efficacité du service d'aide à domicile. Véritable pilier administratif et opérationnel, vous contribuez à la qualité de nos interventions auprès des clients.

Vos principales missions

Accueil & support administratif • Assurer un accueil professionnel, bienveillant et efficace. • Réaliser les opérations administratives du quotidien et veiller à la bonne organisation des espaces d'accueil. • Participer aux permanences de la plateforme départementale si nécessaire.

Gestion administrative du personnel • Constituer les dossiers d'embauche (DPAE, contrats, documents administratifs, visites médicales). • Suivre les dossiers salariés tout au long du contrat. • Mettre à jour le registre unique du personnel. • Préparer le planning des congés et accompagner les responsables dans le suivi RH.

Gestion et optimisation des plannings Cœur du poste : vous êtes l'architecte de l'organisation des interventions. • Élaborer, ajuster et optimiser les plannings des intervenant·e·s, dans le respect du droit du travail. • Garantir la continuité de service et anticiper les imprévus. • Optimiser les tournées en tenant compte de la géographie, des compétences, des disponibilités et des besoins clients. • Contribuer à l'équilibrage des ratios de gestion (heures planifiées / heures réalisées, équilibre des contrats, cohérence des charges de travail). • Suivre l'activité grâce aux outils de planification et à la télégestion.

Suivi qualité & relation clients • Répondre aux demandes et observations des clients. • Assurer le suivi des prestations tout au long du contrat. • Réaliser des visites à domicile et accompagnements terrain.

Gestion financière • Participer au recouvrement des factures. • Effectuer les enregistrements comptables courants.

Une mission riche, polyvalente et essentielle au bon fonctionnement de l'association.

Travail en lien avec les bénévoles et les présidents d'association • Collaborer quotidiennement avec les bénévoles et les présidents des associations locales. • Adapter sa communication à des interlocuteurs non salariés mais employeurs des aides à domicile. • Faciliter la prise de décisions et fluidifier les échanges entre salariés, bénévoles et responsables associatifs. • Représenter la Fédération tout en respectant le fonctionnement de l'association locale. PROFIL RECHERCHÉ : Vous êtes la personne idéale si : • Vous aimez organiser, planifier, anticiper et optimiser. • Les chiffres, indicateurs et ratios de gestion ne vous font pas peur. • Vous avez un excellent sens du service et une grande capacité d'adaptation.

Compétences attendues • Aisance à l'écrit comme à l'oral. • Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de planification. • Rigueur, autonomie, sens de l'organisation et des priorités. • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. • Qualités relationnelles : écoute, communication adaptée, diplomatie, travail en équipe.

Savoir-être • Professionnalisme, discrétion, respect de la confidentialité. • Polyvalence et adaptabilité. • Capacité à prendre du recul, analyser les situations et proposer des solutions.

Qualités indispensables pour tenir ce poste • Proactivité • Patient(e) + ferme (face aux clients et salariés) • Réactif·ve • Capable de décisions rapides • Très autonome Compétences relationnelles spécifiques ADMR • Savoir travailler en partenariat étroit avec les bénévoles et présidents d'associations, qui sont les employeurs des intervenants. • Être capable d'adapter sa posture entre collaborateurs salariés (Fédération) et responsables élus (associations locales). • Faire preuve de diplomatie, de pédagogie et de respect du fonctionnement associatif. • Avoir une attitude constructive, ni trop rigide, ni trop passive. Nous apprécierons particulièrement les candidats capables de s'adapter rapidement et de prendre leurs fonctions sans délai.”