Assistant de gestion (H/F)

Missions principales : 1/ Accueil et orientation :

• Répondre aux appels entrants et orienter les visiteurs.

• Créer les fiches prospects et transférer les demandes de SAV sur Dropbox. 2/ Secrétariat général :

• Réceptionner et redistribuer les mails et le courrier.

• Rédiger des courriers et documents techniques.

• Archiver et organiser le suivi des dossiers (papier et numérique).

• Numériser les pièces et accompagner la dématérialisation.

• Créer des tableaux de suivi d'activité et gérer les commandes de fournitures. 3/ Assistance à l'équipe commerciale :

• Actualiser le fichier clients et distribuer les demandes selon les zones géographiques.

• Préparer et suivre les dossiers d'appels d'offres. 4/ Assistance à l'équipe technique :

• Prendre les rendez-vous des tournées SAV et organiser les déplacements professionnels des techniciens. 5/ Lien avec les transporteurs :

• Identifier les transporteurs partenaires et négocier les prix des transports.

• Effectuer les demandes de prix en joignant la packing list. 6/ Gestion des garanties:

• Enregistrer les appareils dans la base parc machines installées et renvoyer les données de pose au constructeur.

• Réceptionner et enregistrer les certificats de conformité et de garantie, puis les envoyer aux clients. 7/ Gestion administrative du SAV :

• Prendre en compte et transmettre les demandes de SAV.

• Facturer les pièces de rechange et les interventions, et effectuer les demandes de remboursements auprès des constructeurs.

• Prévenir les clients des dates d'intervention et notifier les interventions dans le fichier clients. 8/ Gestion du stock :

• Gérer informatiquement le stock sur le logiciel métier et commander les pièces.

• Participer aux inventaires. 9/ Tâches comptables:

• Assurer les rapprochements entre règlements et facturations, et transférer les factures en comptabilité.

• Effectuer les facturations aux clients et suivre les règlements.

• Saisir les stocks et effectuer les points des soldes de banques.

• Suivre les justificatifs de déplacement et frais professionnels par voie dématérialisée et les rapprocher aux comptes bancaires.