Assistant de gestion administrative (H/F)

RESPONSABILITÉS : Rattaché à l'Adjoint du Responsable Administratif du SEFCA, l'assistant a pour mission :

1. Le Secrétariat de direction et gestion des inscriptions administratives (≈ 50%)

Secrétariat de Direction • Assurer la gestion de l'agenda de la direction (prise de rendez-vous, organisation) • Gérer le courrier entrant et sortant • Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs (physique, téléphone, mail)

Inscriptions administratives • Saisir les inscriptions administratives (IA) dans les applications dédiées • Vérifier la complétude des dossiers d'inscription (pièces justificatives) • Effectuer les mises à jour et corrections simples • Classer et archiver les dossiers administratifs des stagiaires • Appliquer les procédures et consignes liées aux inscriptions

Appui administratif à la direction • Mettre en forme des documents administratifs (courriers, notes simples) • Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique) • Assurer le classement et l'archivage des documents • Participer à la circulation de l' information interne

2. La Gestion des émargements (≈ 50%) • Collecter et vérifier la complétude des émargements (signatures, dates, horaires) • Identifier les anomalies ou pièces manquantes • Effectuer les relances auprès des formateurs et intervenants • Saisir et mettre à jour les données de présence • Classer et archiver les justificatifs conformément aux consignes • Vérifier la cohérence entre émargements et planning • Transmettre les dossiers complets aux gestionnaires PROFIL RECHERCHÉ : BAC professionnel des métiers du secrétariat souhaité, Expérience en gestion administrative ou scolarité appréciée.

Les activités nécessitent de la polyvalence et de la rigueur compte-tenu de l'alternance des tâches et du volume des dossiers à traiter. Elles s'effectuent sur des outils numériques et des logiciels métiers. L'assistant interagit en interne avec les équipes administratives, pédagogiques, la direction et en externe avec les stagiaires, intervenants, partenaires. Il a ainsi un bon relationnel et des compétences en adéquation.

Savoirs • Notions de gestion administrative • Techniques de secrétariat • Procédures d'inscription administrative • Outils bureautiques et logiciels métiers

Savoir-faire • Saisir des données avec fiabilité • Vérifier des dossiers administratifs • Appliquer des procédures • Organiser son travail • Accueillir et informer des usagers

Savoir-être • Rigueur et sens du détail • Organisation • Discrétion professionnelle • Réactivité • Bon relationnel CONTRAT

• CONDITIONS D'EXERCICE • Prise de poste ou début de contrat prévisible : à partir du 18 mai 2025 • CDD, catégorie C, de 12 mois renouvelable • Temps complet • Télétravail possible après période d'intégration • Rémunération : à partir de 1823,03 € brut mensuel selon diplôme, expérience, parcours professionnel Date limite de candidatures : 01er mai 2026