Assistant administratif direction des services techniques (H/F)

La Communauté de Communes de la Côte d'Albâtre recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour a direction des services techniques. Mission principale : coordination de la gestion administrative de la direction des services techniques :

• Astreintes : réalisation des plannings, suivi des interventions, bilan et suivi de la qualité, pédagogie pour les nouveaux entrants, .

• Suivi du logiciel KOLOK et plus généralement du courrier entrant (suivi, reporting mensuel, relance des différents services, .)

• Suivi de la pochette courrier (distribution, recensement des courriers importants et suivi des réponses) et des parapheurs

• Centralisation des rapports annuels de l'ensemble des services : organisation de la collecte des données, mise en forme et finalisation du document

• Centralisation des délibérations et décisions à présenter : établissement d'un planning semestriel fixant les grandes échéances relatives à la production des actes administratifs, récupération des projets de délibérations et décisions, mise en forme de la note de synthèse de la direction,

• Logiciel ASTECH (Reporting mensuel sur les demandes non traitées pour chacun des services concernés)

• Pastilles d'iodes : gestion du stock et de la distribution éventuelle ; partage de l'information avec l'ensemble des agents de la direction

• Gestion technique des entrées et sorties au sein de la direction : établissement des fiches navettes informatique/finances/RH

• Elaboration de tout document ou toute note utile à la coordination administrative de la direction

• Référente communication de la direction des services techniques

• Recensement des éléments susceptibles de faire l'objet d'une communication

• Relation avec le service communication

• Retour d'information dans les services

-Etablissement et suivi d'un tableau des formations (obligatoires et facultatives) validées par les responsables de services

• Centralisation de la production d'ordres de mission annuels ou ponctuels

• Accueil physique et téléphonique général de la direction

• Notification des bons de commande du service voirie - gestion administrative et financière des travaux réalisés en maîtrise d'ouvrage déléguée pour les routes départementales : conventions, dossiers de subvention, suivi des recettes, suivi budgétaire, actes administratifs

• Suivi des courriers et des réclamations du service voirie en appui des techniciens

• Organisation administrative des réunions publiques

• Participation administrative à l'organisation des enquêtes publiques Activités accessoires / secondaires : remplacements ponctuels des assistants de la direction :

• Assurer la continuité des principales missions d'un(e) assistant(e) d'un des services de la direction en cas d'absence,

• Le cas échéant, toute tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement et à la continuité du service public Savoirs :

• Organisation d'un Etablissement Public,

• Contexte et enjeux de l'Etablissement,

• Notions de comptabilité analytique,

• Missions de service public,

• Fonctionnement et rôle des autres collectivités et établissements publics. Savoir faire :

• Organisation et de gestion du temps de travail,

• Techniques de secrétariat (prises de notes, comptes-rendus.),

• Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse, Savoir être :

• Esprit d'équipe

• Être à l'écoute

• Travail en autonomie

• Organisation

• Rigueur

• Assiduité

• Discrétion Diplômes requis : Bac+2 en gestion, administration ou expérience sur un emploi similaire Horaires de travail : 8h30/12h30 - 13h30/17h30 (16h30 le vendredi)