Assistant administratif / Assistante administrative

Attention : le diplôme est requis ou 1ère expérience en cabinet medical ou médico social et secrétariat appréciée.

Contrat : 12h15 hebdomadaire

• CDD de 6 mois

• CAMSP/PCO

• SAVERNE/INGWILLER Vos principales missions :

Accueil et information

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, familles, partenaires et prestataires

• Répondre aux demandes d'information, les transmettre, les orienter vers les bons interlocuteurs

• Gérer les rendez-vous et les plannings, les présences/absences des usagers dans les logiciels métiers Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers divers, comptes rendus, rapports

• Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers (DUI), les attestations règlementaires et diverses

• Gérer des admissions et sorties des usagers

• Assurer le classement, l'archivage et la tenue des dossiers Suivi des données et tableaux de bord

• Chercher, saisir et/ou actualiser les données dans les logiciels métiers

• Participer à la constitution de statistiques, tableaux de bord, questionnaires de satisfaction et rapports

d'activité Soutien à la direction et aux équipes

• Participer à l'organisation des réunions et d'évènements spécifiques (convocations, ordres du jour, PV,...) ainsi que la logistique s'y rapportant

• Aider à la préparation des documents pour les instances (conseils de vie sociale, commissions) Participer au dispositif institutionnel, en :

• Collaborer de manière constructive avec ses collègues, autres salariés de l'Association et partenaires extérieurs

• Contribuer à l'amélioration et au développement des prestations à destination des usagers

• Connaître et utiliser les documents de la démarche qualité et la certification ISO 9001 Profil :

Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle ou diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat.

Diplôme requis (et expérience dans le secteur médico-social appréciée). Compétences clefs

• Être un relai auprès des équipes

• Être discret et respecter la confidentialité

• Faire preuve de polyvalence, rigueur, organisation

• Savoir prioriser, maîtriser les délais

• Être autonome