Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

** Dans le cadre d'un remplacement agent en indisponibilité **

Vous interviendrez en appui transversal sur trois services (Service d'aide à domicile, Portage de repas et transport à la

demande), en lien étroit avec les responsables de service, les intervenants à domicile et les usagers. Vous assurerez l'accueil physique et

téléphonique du public ainsi que des missions de gestion administrative, de suivi des dossiers usagers, de coordination logistique. Ce poste requiert une grande polyvalence, une capacité à gérer les priorités et un sens aigu du service public mais aussi une capacité à s'adapter et de la réactivité. Activités principales :

• Pour le SAD : Accueil physique et téléphonique des usagers, des intervenantes et des partenaires

Ecoute et recueil des besoins

Information sur les prestations, les modalités d'intervention: renseignements, inscriptions, suivi des dossiers, informations sur les

modifications de planning, etc.

Orientation vers le bon interlocuteur

Traitement des mails arrivant sur la boite mail du service

Gestion administrative des dossiers usagers

Ouverture, mise à jour et classement des dossiers usagers (papier et informatique),

Saisie et mise à jour des données dans les logiciels métier (Apologic, Arcade (DMP / DLU / PPA), PPAS.),

Rédaction de courriers, mails, devis, contrats de prestations (DIPEC et avenants) soumise à validation des responsables de service

Suivi, correction et validation des anomalies de pointage des agents de terrain

Traitement et classement des feuilles de missions et feuilles de présence

Lecture et classement des grilles de transmission rapportées par les agents opérationnels, lien avec les responsables de service

Traitement du tableau « stock d'heure » M-1 pour suivre les heures non réalisées par le service

Planification et coordination des interventions

Assurer la continuité de service en gérant les remplacements des agents et/ou bénéficiaires absents ou en réagissant face à un imprévu,

en appui de sa collègue et des responsables de service

Prise en compte de l'annualisation du temps de travail des agents titulaires et des bases de contrat des agents contractuels

Lien entre les bénéficiaires, les intervenantes, et les responsables de service

Participation à la vie du service

Travail en équipe

Participation aux points réguliers et aux réunions de service

Contribution à l'amélioration des pratiques (propositions, signalement d'anomalies)

Archivage et classement des documents de service

Participation aux temps de travail ou aux projets menés sur des sujets transversaux de la Maison des Services Communautaires

• Pour le Portage de Repas à Domicile : Accueil physique et téléphonique des usagers

Inscription, mise en place et suivi des commandes pour les bénéficiaires du service

Assurer les échanges d'informations avec le prestataire de service et le service de livraison

Rédiger les contrats de prestation et en assurer le suivi

• Pour le Transport à la Demande

Accueil physique et téléphonique des usagers

Instruire les demandes d'inscription auprès de ce service et envoyer les courriers et cartes de transport

Assurer les échanges d'informations et le traitement des réclamations avec les services de la Région Compétences en informatique sur les logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, Teams) et logiciels métiers (ex : Apologic, Tag and

play, Arcade, plateforme partenaire CARSAT etc.)

=> Connaissance impérative du logiciel APOLOGIC